Komunikasi Bisnis

    

1. Defenisi dan Arti Komunikasi

            Secara etimologis komunikasi berasal dari bahasa Latin yaitu cum, sebuah kata depan yang artinya dengan, atau bersama dengan, dan kata units, sebuah kata bilangan yang berarti satu. Dua kata tersebut membentuk kata Benda communio, yang dalam bahasa Inggris disebut dengan communion, yang berarti kebersamaan, persatuan, persekutuan gabungan, pergaulan, atau hubungan. Karena untuk bercommunio diperlukan adanya usaha dan kerja, maka kata itu dibuat kata kerja communicate yang berarti membagi sesuatu dengan sese orang, tukar menukar, membicarakan sesuatu dengan orang, memberitahukan sesuatu kepada seseorang, bercakap-cakap, bertukar pikiran, berhubungan, berteman. Jadi, komunikasi berarti pemberitahuan pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan. (Lestari Endang dan Maliki, 2006 : 4 - 5).

            Menurut Himstreet dan Baty (2006 : 3) komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan symbol-symbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

            Komunikasi adalah pertukaran pesan lisan, tertulis dan nonverbal diantara orang-orang yang bekerja untuk mencapai tujuan dalam suatu organisasi. (Gustav W. Federich, 2009 : 14)

2.      Proses Komunikasi

            Menurut Bovee dan Thill dalam buku Business Communicatin Today, be, proses komunikasi terdiri atas enam tahap, (Purwanto, 2006 : 11 – 13) yaitu :

a)      Pengirim Mempunyai Suatu Ide/Gagasan

Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain atau audiens.

b)      Pengirim Mengubah Ide Menjadi Sebuah Pesan

Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audiens, gaya personl dan latar belakang budaya.

c)      Pengirim Menyampaikan Pesan

Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan.

d)     Penerima Menerima Pesan

Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim (komunikator) mengirimkan suatu pesan dan penerima (komunikan) menerima pesan tersebut.

e)      Penerima Menafsirkan Pesan

Setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan di dalam benak pikiran si penerima pesan.

f)       Penerima Harus Memberikan Tanggapan dan Umpah Balik ke Pengirim

Umpah balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Umpan balik tersebut merupakan tanggapan penerima pesan yang memunginkan pengirim untuk memulai efektivitas suatu pesan.

            Adapun bentuk dari proses komunikasi dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

SALURAN dan MEDIA

Tahap 1 Pengirim Mempunyai Gagasan

Tahap 2 Mengubah ide  menjadi pesan

Tahap 3 Pengirim mengirim pesan

Tahap 1 Penerima mengirim ide pesan

Tahap 5 Penerima menafsirkan pesan

Tahap 4 Penerima menerima pesan

Gambar 2.1. Proses Komunikasi

3.      Pola Komunikasi

            Secara umum, pola komunikasi (patterns of communications) dapat dibedakan menjadi dua saluran (Purwanto, 2006 : 40 - 45), yaitu :

a)      Saluran Komunikasi Formal

            Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu :

1)      Komunikasi dari atas ke bawah

            Komunikasi dari atas ke bawah (top-down) merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupaka penyampaian pesan yang dapat berentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya.

            Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu :

·         Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,

·         Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaa harus dilaksanakan,

·         Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,

·         Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,

·         Menyajikan informasi mengenai aspek ideology dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujua yang ingin dicapai.

2)      Komunikasi dari bawah ke atas

            Komunikasi dari bawah ke atas (buttom-up communication) berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

3)      Komunikasi Horizontal

            Komunikasi horizontal (horizontal communication) atau sering disebut dengan komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi.

            Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau department yang memiliki kedudukan sejajar.

4)      Komunikasi Diagonal

            Komunikasi diagonal (diagonal communication) melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) orgnisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya

b)      Saluran Komunikasi Informal

            Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memperdulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan bisaanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron TV, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

4.      Bentuk Komunikasi

a.      Komunikasi Verbal

            Komunikasi verbal (verbal communication) adalah mencakup komunikasi dalam bentuk kata-kata, baik lisan maupun tulisan. (Gustav W. Friedrich,        2009 : 146)

            Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral). (Purwanto, 2006 : 5)

            Berdasarkan beberapa pendapat diatas, maka dapat disimpulkan bahwa komunikasi verbal (verbal communication) adalah komunikasi yang dalam penyampaiannya secara tertulis maupun lisan.

            Berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi, bentuk komunikasi verbal dibedakan menjadi dua, (Purwato, 2006 : 6) yaitu :

a)      Berbicara dan Menulis (speaking and writting)

Dalam menyampaikan pesan, berbicara pada umumnya yang lebih disukai daripada menulis karena lebih nyaman dan praktis. Namun, tidak semua pesan bisa dengan tepat disampaikan secara lisan. Pesan yang kompleks dan sangat penting umumnya disampaikan menggunakan tulisan. Tulisan untuk tujuan bisnis bisa berupa surat dan laporan.

b)      Mendengar dan membaca (listening and reading)

Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang terjadi dua arah. Namun orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan informasi daripada menyampaikannya. Utuk itu, keterampilan mendegar dan membaca sangat diperukan.

b.      Komunikasi Nonverbal

            Bentuk yang paling dasar dari komunikasi adalah komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal adalah kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap dan sebagainya, yang memungkinkan seseorang untuk berkomunikasi tanpa kta-kata (Bovee dan Thill, 2003 : 4). Komunikasi nonverbal juga disebut bahasa isyarat atau bahasa diam (silent language). Ahli antropologi mengungkapkan bahwa sebelum kata-kata ditemukan, komunikasi terjadi melalui gerakan badan atau bahasa tubuh (body language).

            Komunikasi nonverbal adalah setiap pesan yang penyampaianya tanpa menggunakan kata-kata baik dalam bentuk lisan maupun tulisan yang menyampaikan makna. (Gustav W. Friedrich, 2009 : 146)

            Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. (Purwanto, 2006 : 8)

             Berdasarkan beberapa pendapat diatas, maka dapat disimpulkan komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang penyampaian tidak menggunakan kata-kata baik lisan maupun tulisan, melainkan menggunakan bahasa tubuh (body language).

            Dari berbagai studi yang pernah dilakukan, komunikasi nonverbal dapat dikelompokkan daam beberapa bentuk (Cangara, 2004 : 101) :

a)      Kinsics

            Bentuk komunikasi nonverbal yang ditunjukkan dengan gerakan tubuh. Gerakan tubuh dibagi dalam lima kelompok, yakni :

1)      Emblems, merupakan isyarat yang memiliki arti langsung pada symbol yang dibuat oleh gerakan badan. Misalnya, mengangkat jari V artinya victory atau menang, mengangkat jempol berarti terbaik untuk orang Indonesia, tetapi terjelek bagi orang India.

2)      Illustrators, merupakan gerakan badan untuk menjelaskan sesuatu. Misalnya, besar sesuatu benda atau tinggi rendahnya suatu objek.

3)      Affect display, merupakan isyarat yang terjadi karena dorongan emosional sehingga berpengaruh terhadap ekspresi muka. Misalnya, tertawa, menangis, tersenyum, sinis, dan sebagainya.

4)      Regulators, merupakan gerakan tubuh yang terjadi di daerah kepala. Misalnya mengangguk dan menggelengkan kepala.

5)      Adaptory, merupakan gerakan badan yang dilakukan sebagai tanda kejengkelan. Sebagai contoh, menggerutu, menarik nafas dalam-dalam, dan mengepalkan tinju.

b)      Gerakan mata (eye gaze)

            Mata adalah alat komunikasi yang paling berarti untuk member isyarat tanpa kata. Gerakan mata dapat mencerminkan isi hati seseorang. Jika seseorang tertarik pada suatu objek tertentu, maka pandangannya akan terarah pada objek itu tanpa terputus dalam beberapa saat.

c)      Sentuhan (touching)

            Merupakan isyarat yang dilambangkan dengan sentuhan bada. Ada tiga bentuk sentuhan badan :

1)      Kinesthetic, merupakan isyarat yang ditunjukkan dengan bergandengan tangan untuk mengungkapkan keakraban atau kemesraan.

2)      Socialfugal, merupakan isyarat yang ditunjukkan dengan berjabatan tangan atau saling merangkul untuk menunjukkan dimulainya persahabatan.

3)      Thermal, merupakan isyarat yang ditandai dengan sentuhan yang lebih emosional sebagai tanda persahabata yang intim. Misalnya, menepuk bahu, adu tinju, dan adu telapak tangan.

d)     Paralanguage

            Merupakan isyarat yang ditimbulkan dari tekanan atau irama suara sehingga penerima dapat memahami sesuatu dibalik apa yang diucapkannya. Misalnya “datanglah” bisa diartikan betul-betul mengundang atau sekedar basa-basi.

e)      Diam

            Diam juga suatu komunikasi nonverbal yang memiliki arti. Sikap diam sangat sulit diterka dan dapat menimbulkan keraguan. Diam dapat mengandung arti positif atau negatif.

f)       Postur tubuh

            Manusia lahir ditakdirkan dengan berbagai bentuk tubuh. Masing-masing bentuk tubuh dapat menggambarkan karakter orang yang bersangkutan. Ada tiga bentuk tubuh, yaitu : (1) ectomorphy, bentuk tubuh tinggi kurus yang dilambangkan sebagai orang yang memiliki sikap ambisius, pintar, kritis;           (2) mesomorphy, bentuk tubuh tegap dan atletis yang dilambangkan sebagai pribadi yang cerds, bersahabat, dan aktif; dan (3) endomorphy, bentuk tubuh pendek, bulat, dan gemuk yang digambarkan sebagai pribadi yang humoris, santai dan cerdik.

g)      Warna

            Warna dapat memberi arti terhadap suatu objek. Misalnya, warna merah menunjukkan kemarahan atau semangat. Sementara warna putih menunjukkan kesucian atau kebersihan. Suatu Negara atau organisasi dapat dikenal melalui warna.

h)      Bunyi

            Jika paralanguage dimaksudkan sebagai tekanan suara dari mulut, maka bunyi yang dimaksudkan di sini adalah suara yang dikeluarkan dari berbagai benda. Misalnya, lonceng, letusan senjata, beduk, tepuk tanga, pluit, dan lain-lain.

i)        Bau

            Bau juga merupakan bentuk komunikasi nonverbal. Bau bisa dipergunakan untuk melambangkan status. Misalnya, bau kosmetik dan parfum.

5.      Aspek-Aspek Komunikasi Efektif

            Sedikitnya ada lima aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi yang efektif (Lestari dan Maliki, 2006 : 18-19) :

1.      Kejelasan (Clarity): bahasa maupun informasi yang disampaikan harus jelas.

2.      Ketepatan (accuracy): bahasa dan informasi yangdisampaikan harus betul-betul akurat alias tepat. Bahasa yang digunakan harus sesuai dan informasi yang disampaikan harus benar. Benar ini artinya sesuai dengan apa yang sesungguhnya ingin disampaikan.

3.      Konteks (contex): bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai dengan keadaan dan lingkungan di mana komunikasi itu terjadi.

4.      Alur (flow): keruntutan alur bahasa dan informasi akan sangat berarti dalam menjalin komunikasi yang efektif.

5.      Budaya (Culture): aspek ini tidak saja menyangkut bahasa dan informasi, tetapi juga tatakrama atau etika. Bersalaman dengan satu tangan bagi orang Sunda mungkin terkesan rada kurang sopan, tetapi bagi etnis lain mungkin suatu hal yang biasa.

6.      Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kelancaran dan Hambatan Berkomunikasi

            Kelancaran berkomunikasi dengan lisan bagi setiap orang berbeda-beda, dan dipengaruhi oleh berbagai faktor. Misalnya (Lestari dan Maliki, 2006 :         44-45):

1.      Faktor pengetahuan

Makin luas pengetahuan yang dimiliki seseorang, maka ia makin banyak perbendaharaan kata yang dapat memberikan dorongan bagi yang bersangkutan untuk berbicara lebih lancar.

2.      Faktor pengalaman

Makin banyak pengalaman yang dimiliki seseorang, makin menyebabkan seseorang terbiasa menghadapi sesuatu. Orang yang sering menghadapi massa, sering berbicara di muka umum, akan lancar berbicara dalam keadaan apapun dan dengan siapapun.

3.      Faktor inteligensi

Orang yang intelegensinya rendah, biasanya kurang lancardalam berbicara, karena kurang memiliki kekayaan perbendaharaan kata dan bahasa yang baik. Cara berbicaranya terputus-putus, bahkan antara kata yang satu dengan lainnya tidak/kurang adanya relevansi.

4.      Faktor kepribadian

Orang yang mempunyai sifat pemalu dan kurang pergaulan, biasanya kurang lancar berbicara.

5.      Faktor biologis

Kelumpuhan organ berbicara dapat menimbulkan kelainankelainan, seperti:

a.       Sulit mengatakan kata desis (lisping), karena ada kelainan pada rahang, bibir, gigi.

b.      Berbicara tidak jelas (sluring), yang disebabkan oleh bibir (sumbing), rahang, lidah tidak aktif.

c.       Berbicara ragu-ragu, gagap yang disebabkan tidak biasa berbicara dengan orang banyak, sifat pemalu.